De nombreuses raisons peuvent justifier le changement de locaux d’entreprise. Un manque d’espace ou un souci de se rapprocher des fournisseurs sont largement suffisants. Seulement, cette opération n’est pas de tout repos. En effet, une bonne organisation est indispensable. Lisez cet article pour connaître les étapes à suivre lors de changement de locaux d’entreprise.

Trouver les nouveaux locaux de l’entreprise

Avant de faire appel à Vid immo, vous devez trouver les nouveaux locaux de l’entreprise. Dans ce cadre, commencez par définir votre zone de recherche suivant votre emplacement cible. Vous pouvez vous faire aider par les entreprises spécialisées dans le domaine. Faire jouer votre réseau personnel peut s’avérer, par ailleurs, concluant.

En dehors de la définition de la zone de recherche, il est important que vous déterminiez les critères relatifs aux besoins de votre entreprise : la surface, la présence ou non d’une salle de réunion, un open space ou des bureaux personnels, un parking…

Une fois que vous aurez trouvé des réponses à toutes ces questions, il vous sera plus facile de communiquer vos exigences aux professionnels qui vous aident dans votre recherche. Surtout, n’oubliez pas de fixer un budget maximum de loyer.

Conclure le nouveau contrat de bail

Après la visite des nouveaux locaux, procédez à la signature du bail. La négociation du contrat étant une étape importante, ne le confiez à personne. Sur certains aspects, vous pouvez user de vos talents de négociateur. Vous avez notamment le loyer, l’échéance de paiement, le dépôt de garantie, les travaux à effectuer…

Il est conseillé de construire vos argumentaires de négociation au moment des visites. Avec l’analyse des points forts et des points faibles, vous aurez plus de facilité à faire céder le propriétaire.

Résilier le contrat de bail actuel

La relecture de votre contrat de bail actuel est importante. Cela vous permettra de prendre en compte les clauses mentionnées en ce qui concerne les conditions de résiliation. Le plus souvent, le préavis est de six mois pour un bail commercial.

La recherche de votre local doit donc se faire quelques mois avant le début du préavis. Dans ces conditions, au moins six mois avant le déménagement de votre entreprise, informez votre bailleur de votre intention.

Planifier le déménagement vers le nouveau local d’entreprise

La planification du déménagement, généralement, se fait après la signature du contrat de bail. Vous avez la possibilité de faire appel à une entreprise de déménagement, mais il est important que les salariés procèdent eux-mêmes au rangement et à l’étiquetage de leurs cartons. Ainsi, ils ont plus de facilité pour se retrouver dans les nouveaux locaux.

Il est conseillé de désigner un responsable de déménagement pour sensibiliser et motiver les équipes. Cette personne sera le coordonnateur des opérations et veillera au respect du cahier des charges.

Nettoyer les nouveaux et les anciens locaux

Tout d’abord, vous devez faire appel à une entreprise de nettoyage afin de nettoyer les nouveaux locaux. Cela permettra à vos équipes de se sentir à l’aise sur le nouveau site. Un bon nettoyage permet de travailler dans un environnement sain et accueillant. Par ailleurs, vous donnez ainsi une meilleure impression à vos clients.

En ce qui concerne le nettoyage des anciens locaux, il se fait après le déménagement. Ici également, vous devez recourir aux services des professionnels du nettoyage.

Procéder au déménagement

Pour le déménagement, la participation de tous est vivement souhaitée. Si vos salariés ont préparé les cartons au préalable, il suffit aux déménageurs de les transporter vers les nouveaux locaux. Pour plus de facilité, il est recommandé d’effectuer cette opération pendant le week-end.

Le changement de locaux d’entreprise débute par le choix des nouveaux locaux. Ensuite, vous devez conclure le nouveau contrat de bail et résilier l’actuel. La planification du déménagement et le nettoyage des locaux sont aussi importants. Pour finir, procédez au déménagement.