Processus pour réussir un déménagement d’entreprise

Processus pour réussir un déménagement d’entreprise

Pour une raison ou une autre, une entreprise doit déménager. C’est toujours un moment délicat qu’il faut bien organiser. Il y a des entités et des personnes à prévenir. Il faut prendre des précautions. Plus la taille de l’entreprise est conséquente, plus le déménagement est difficile.

Faire passer l’information aux salariés

Le projet a été mûrement réfléchi. Il est maintenant en cours. Une fois la décision prise, il est important d’informer les collaborateurs. Il faut faire passer les informations autour de l’événement. Tout cela sera fait dans le but de ne pas prendre tous les concernés au dépourvu. Chacun doit pouvoir se préparer pour une meilleure organisation du déménagement. Il ne faut pas minimiser le composant logistique, mais aussi et surtout le composant humain.

Prendre le temps d’informer le bailleur actuel

D’habitude, le chef d’entreprise a un délai de 6 mois pour informer le bailleur d’un éventuel changement de local. D’ailleurs, cela est toujours stipulé dans le contrat de bail que vous avez signé au préalable. L’information peut se faire par lettre recommandée ou par acte d’huissier. Le déménagement étant déjà une procédure mouvementée, il faut respecter la loi pour éviter les mauvaises surprises.

Un nouveau local en accord avec les besoins de l’entreprise

Pour arriver à trouver vos prochains locaux, vous pouvez faire une annonce sur les sites spécialisés. Les journaux peuvent aussi faire l’affaire. Pour plus de chance, parcourez les annonces de bail professionnel qui y sont publiées. Il est également possible de passer par le biais d’une agence spécialisée dans le domaine. En même temps, faites jouer vos connaissances. Ciblez vos supports de recherche pour que cela soit plus efficace.

La négociation du nouveau bail

C’est une étape importante du déménagement d’entreprise. C’est en effet le moment de s’assurer que vous serez en mesure de remplir toutes les obligations stipulées. Vérifiez :

      • le montant du loyer
      • l’échéance de paiement
      • le dépôt de garantie
      • les travaux à effectuer par le locataire…

Organiser le déménagement

La première chose à faire est de tenir un cahier de charges pour le déménagement. Il faut noter le planning, c’est-à-dire le calendrier à respecter. Cela permet d’éviter les oublis. Ensuite, il faut préconiser les différentes tâches à entreprendre. Une fois que le nouveau local est acquis, il est possible de tout planifier jusqu’aux moindres détails. Vous pouvez faire le classement du planning par thème ou par chronologie. La logistique, l’administratif, le capital humain…

Faire appel à un déménageur professionnel

Afin de tout coordonner, il est préférable de faire appel à un prestataire dans le déménagement d’entreprise. Vous avez déjà tout organisé en interne. Vous pouvez maintenant passer le relais à un professionnel. Cela vous soulagera de vos tâches. Afin de trouver le bon prestataire, demandez plusieurs devis – autrement dit, sollicitez pas moins d’un prestataire. Sachez que les offres peuvent aller jusqu’à vous offrir un déménagement clé en main. Dans ce cas, l’entreprise de déménagement se chargera de tout emballer, transporter et tout remettre en place dans les nouveaux locaux. En plus, ils ont tous les moyens permettant de prendre en charge les autorisations administratives nécessaires à cet effet.

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